Niet praten maar actief Luisteren
Iedereen wil graag effectiever vergaderen, want dit is een van de sleutels tot succesvolle samenwerking. De extraverte vergaderdeelnemer heeft vaak de meeste impact op een vergadering en de stille vergaderdeelnemers wordt vaak gezien als een probleem. In deze blog willen we het omgekeerde benadrukken. Het zijn de praters die een verandering in hun gedrag kunnen bewerkstelligen en veel van de ergernissen kunnen verminderen. In dit artikel delen we handige tips om vergaderingen efficiënter en productiever te maken door actief te luisteren.
Creëer ruimte voor anderen
Praters zijn hoorbaar aanwezig en soms vinden we ze irritant, maar vaak is het een blinde vlek bij de prater. Ze praten misschien veel omdat dit hun aard is of juist uit nervositeit of uit angst dat anderen niets zullen zeggen. Het kan ook de drang zijn om anderen te overtuigen van hun ideeën, maar dit is vaak niet de slimste tactiek.
The sound of silence
Bij Petear willen we de praters eraan herinneren dat stilte niet erg is. Als je een vraag stelt en er komt niet direct antwoord, of als je baas een vraag stelt waarop een stilte valt, vraag jezelf dan af of het beter is om zelf te spreken of dat een (rustigere) collega wellicht iets waardevols te zeggen heeft. Door stiltes te laten vallen, geef je iedereen de kans om beter na te denken over een antwoord, voelen meer mensen zich gehoord, voorkom je dat de vergadering afdwaalt en vergader je effectiever.
De kracht van een vraag
Als je een geweldig plan hebt, kun je dat direct presenteren. Je kunt er ook voor kiezen te beginnen met het stellen van vragen. Wat vinden de andere deelnemers van de huidige situatie? Wat weten ze al over jouw plan? Hebben ze nog suggesties? Door geïnteresseerd door te vragen, betrek je andere deelnemers veel meer bij je plan dan wanneer je het als een overtuigende spreker presenteert. Bovendien vergroot dit de kans dat jouw plan wordt geaccepteerd.
Is het voor jou moeilijk niet direct je mening te geven, dan kun je jezelf helpen met een visueel hulpmiddel, zoals het tekenen van een vraagteken op je notitieblok of iPad. Een andere techniek is om jezelf een specifiek doel op te leggen, zoals "Ik hou de eerste vijftien minuten van de vergadering mijn mond." Probeer dit eens uit en observeer of het iets verandert.
Vraag om feedback van anderen
Niet alle praatgrage mensen realiseren zich van zichzelf dat ze te veel praten. Het kan ook ongemakkelijk zijn om dit aan je collega's of leidinggevende te moeten vertellen. Daarom kan het nuttig zijn om af en toe een externe persoon bij je vergadering te betrekken. Dat kan een professional zijn, maar maar het kan ook helpen om een collega van een andere afdeling om input te vragen. Een frisse wind en een andere kijk werken vaak heel goed. Succes!!