Op een andere manier vergaderen, dus zonder papier, is voor jou als secretaresse vast even wennen, maar levert al heel snel veel voordelen op.
Hoe relaxt is het als je niet meer alles hoeft te kopiëren en te zorgen dat er genoeg stukken zijn voor iedereen. Alles staat namelijk online. Ook kan je bij een goede papierloze vergadertool direct tijdens de vergadering in het document aantekeningen maken. Handig!
Maar hoe overtuig je je werkgever van het nut en de noodzaak van de overstap naar papierloos vergaderen. Hieronder heb ik een aantal zaken op een rijtje gezet die je er bij kunnen helpen. Veel succes en neem gerust contact met me op als ik je nog ergens mee kan helpen.
Voor je werkgever zijn de volgende zaken vast belangrijk:
- Besparen van geld
- Besparen van tijd
- Efficiënter werken
- Vergaderingen goed geregeld
- Dat alles doorgaat als jij of je collega er niet zijn
- Door geen papier meer te gebruiken tijdens meetings kan veel geld bespaard worden.
Besparen van geld en efficiënt werken
Aangezien er met een online vergadertool, geen documenten meer geprint hoeven te worden scheelt dat niet alleen geld, maar zeker ook tijd. Ook aanpassingen aan bijvoorbeeld de agenda kunnen op het allerlaatste moment nog doorgevoerd worden, omdat iedereen deze op z’n eigen laptop, smartphone of tablet heeft. Plus je hebt hierdoor meer tijd om bijvoorbeeld een leuk teamuitje te regelen, of eindelijk dat actiepunt op te pakken dat al veel te lang is blijven liggen. De vergadersoftware van Petear werkt via je browser. Hierin is Petear uniek. Geen gedoe met het downloaden van app’s. En een extra voordeel is dat iedereen gewoon z’n eigen apparaat kan gebruiken. Niet alleen op een iPad, Galaxy Tab, laptop, maar zelfs op een iPhone, Android of Windows telefoon.
Vergaderingen goed geregeld
Iedereen heeft alle benodigde documenten in alle juiste versies bij de vergadering bij de hand. Dat is wel zo fijn niet alleen tijdens de meeting zelf, maar ook bij de voorbereidingen ervan.
Vergader documenten makkelijk te vinden
Wordt je ook wel eens gebeld op je vrije dag door je baas of je door collega’s? Ze zijn dan wellicht op zoek naar een document. Bijvoorbeeld omdat ze dit nodig hebben voor een overleg, maar kunnen het niet vinden. Bij het gebruiken van een goede vergadertool, staan alle documenten overzichtelijk bij elkaar. Dit is gemakkelijk voor je collega’s en hierdoor kan jij ongestoord genieten van je vrije dag. Iedereen blij!
Nog meer tips!
Met de tijd die je bespaart met papierloos vergaderen kun je leuke dingen doen om je werk nog beter te maken. Zo kun je bijvoorbeeld onze gratis white paper met 35 tips over hoe je jouw vergadering nog effectiever kan maken downloaden.