Je kunt ook veel vinden over alle mogelijke tools die je kunt gebruiken tijdens, voor en na je vergadering. Tooltjes voor aantekeningen, het bekijken van documenten, het delen van de notulen en wat al niet meer. Al die digitale hulpmiddelen kunnen je leven als vergaderdeelnemer een stuk aangenamer maken.
Alles digitaal
Als je alles digitaal hebt, kun je veel makkelijker zoeken, delen en aantekeningen maken. Dat bespaart dus tijd, zowel voor, tijdens als na de vergadering als je aan de slag gaat met je actiepunten. Stel je voor dat je per vergadering, inclusief voorbereiding, een kwartier kunt besparen. En dat is dan per persoon natuurlijk. Als er per week gemiddeld 20 mensen aan een vergadering deelnemen, bespaar je dus 5 manuren per week aan tijd. Dat is best de moeite!
Meer is niet altijd beter
Het grote nadeel van de eerder genoemde applicaties is dat je er vaak meerdere nodig hebt om dat te doen wat je wilt tijdens een vergadering. En dat heeft een aantal nadelen. Je moet tijdens je meeting heen en weer schakelen tussen verschillende apps of apparaten, en wil je alles op één plek bewaren voor een volgende keer, dan moet je gaan kopiëren en plakken. Dat is zonde van je tijd! Wat je nodig hebt is een stuk software waar alles inzit wat je tijdens een vergadering nodig hebt.
En wat heb je dan allemaal nodig:
- een agenda, die makkelijk te wijzigen en te verspreiden is
- een actielijst die makkelijk te delen is
- je wilt aantekeningen maken die je selectief met anderen wilt kunnen delen en deze ook aan bepaalde agendapunten kunnen koppelen
- je wilt de stukken van te voren kunnen inzien
- je wilt makkelijk aantekeningen kunnen maken in de vergaderstukken
- je wilt stukken makkelijk aan een agenda item kunnen koppelen
- je wilt ter plekke makkelijk notulen kunnen maken en die later ook eenvoudig kunnen verspreiden, liefst bij het agendapunt waar ze betrekking op hebben
- je wilt tijd kunnen plannen voor de meeting en mensen uit kunnen nodigen daarvoor, waarbij de tijd ook in hun agenda geblokt wordt
Dat is nogal wat!
Meer tools, meer zorgen
Al die verschillende tools daar wordt je als IT manager ook niet gelukkig van. Wil je iedereen de gelegenheid geven van alles op zijn bedrijfslaptop te installeren, dan zitten daar zekere beveiligingsrisico’s aan. En als mensen beperkt zijn in de applicaties die ze mogen gebruiken of kunnen installeren, dan gaan ze andere wegen zoeken om hun digitale leven te veraangenamen. Dat resulteert dan in het gebruik van privé hardware die gebruikt wordt voor bedrijfsdoeleinden, en dan loop je nog meer risico dat gevoelige of bedrijfskritische informatie op straat komt te liggen.
Alles in 1
Wat je nodig hebt is een veilige en beheersbare omgeving waarin vergaderaars alles vinden dat ze nodig hebben. En liefst op 1 plek, in 1 applicatie zodat de middelen het proces niet in de weg zitten maar juist ondersteunen.
Tot die conclusie kwamen we bij Wind Internet ook, en met dit in gedachte hebben we Petear gebouwd! Je hoeft ons natuurlijk niet op ons woord te geloven, dus vandaar dat we je graag de gelegenheid willen bieden zelf te ondervinden hoe handig het is om met Petear te vergaderen. Neem contact met ons op voor het aanmaken van een gratis account.