Het overkomt iedereen wel eens, dat je een vergadering bijwoont waarvan je achteraf denkt "Zonde van mijn tijd!" Als jij een vergadering leidt, wil je natuurlijk dat alle aanwezigen een goede bijdrage kunnen leveren en er wat aan hebben. Een effectieve vergadering. Maar hoe voorkom je dat je valt in de valkuil van ineffectief vergaderen. In deze blog tien handige tips die helpen om een vergadering interessant te houden.
1. Nodig alleen mensen uit die het belang van de vergadering inzien
Logisch zou je denken, maar het is echt niet nodig dat elke keer het hele bedrijf of afdeling aanwezig is bij een meeting. Als men betrokken is en belang heeft bij het grootste deel van de onderwerpen van een vergadering, stuur ze dan een uitnodiging. Anders is het niet alleen zonde van de tijd, maar kan het ook voor een hoop irritatie zorgen, aangezien de deelnemer weinig tot geen interesse in de agenda heeft.
2. Organiseer alleen een meeting als deze nuttig is
Waarom een vergadering organiseren, wanneer het in een vorm kan zodat mensen het kunnen lezen? Vooral bij mededelingen en wanneer men van plan is een monoloog te houden, is een bericht niet alleen effectiever — het voorkomt dat mensen de vergadering classificeren als tijdsverspilling. Vergaderen betekent samenkomen om zaken te bespreken en bediscussiëren. Wanneer dit niet gebeurt wordt een vergadering saai.
3. Zorg voor een goede agenda
Niemand houdt van vergaderingen die langer duren dan dat ze van oorsprong bedacht waren. Bovendien willen alle deelnemers weten waarover men zou moeten vergaderen. Toch zijn er helaas organisatoren die van mening zijn dat ze de punten angstvallig geheim moeten houden. Dit zijn tevens de organisatoren die in een ruimte terecht komen waar men van hak naar tak springt om uiteindelijk niets te behandelen. Laat de deelnemers aan de vergadering ook voortijdig zijn of haar wijzigingen/aanvullingen op de agenda doorgeven per mail. Of inventariseer dit aan het begin van een vergadering. Met de software van Petear is het heel gemakkelijk om de agenda last minute te wijzigen.
4. Plan de meeting op een praktisch tijdstip
Daily scrum? Om negen uur als men om half negen begint. Wekelijkse update? Tussen twee en drie, bij voorkeur op dinsdagen of woensdagen. Niemand komt overigens op tijd voor een vergadering, vooral wanneer deze een minuut na lunchtijd wordt georganiseerd, laat staan dat - op een enkeling na - men de kop erbij kan houden rond een uur of drie. Dit punt hangt ook samen met het volgende punt dat aan de orde komt.
5. Een vergadering die langer duurt dan 10 minuten kan niet zonder versnaperingen
Of het nu de koffie of thee is, de aanwezigheid van water of iets soortgelijks, waar gepraat wordt, kan men een droge keel verwachten. Wie deze essentiële noodzaak niet kan verhelpen is niet meer bezig met het luisteren naar hetgeen dat besproken wordt, maar met het oplossen van een probleem dat voorkomen had kunnen worden. En diegene is er dus met zijn/haar hoofd niet meer bij.
6. Een vergadering is geen presentatie
Er is niets meer onzinnig dan in een bijeenkomst te worden gegijzeld, waarin men verwacht de mogelijkheid van feedback (of inspraak) te kunnen geven, om vervolgens te worden teleurgesteld in dat verwachtingspatroon. Wil je zo graag dat iedereen alleen luistert, noem het een presentatie; zo voorkom je dat iedereen tussen de onderwerpen iets wilt zeggen. Geen PowerPoint? Noem het dan een 'belangrijke mededeling' (of beter, ga terug naar punt 2), anders krijg je een ineffectieve vergadering.
7. Een meeting is geen rechtszaak
Soms wil een verantwoordelijke een uitbrander geven over de slechte resultaten en om even lekker de zweep er overheen te gooien. Dit soort vergaderingen lijken een fabeltje, maar ze bestaan meestal uit een pleidooi waarmee iedere vorm van motivatie de grond in wordt geboord om vervolgens de nadruk te leggen 'hoe belangrijk het allemaal wel niet is/was'. Evaluaties horen thuis in individuele gesprekken, waarover een vergadering gehouden kan worden. Wanneer je mensen uitnodigt om te vergaderen, nodig je ze niet uit om tegen een volgende vergadering op te zien als het bijwonen van een executie. Niemand luistert tijdens zulke vergaderingen — want theater tijdens werktijd is saai. Omdat iedereen vaak al weet dat het niet goed is gegaan.
8. Zorg voor een goede start van de vergadering
In een sociale setting tasten mensen feilloos af wat de situatie is, wat geoorloofd is en wat de sfeer is. Meteen bij de start van een meeting is het daarom belangrijk om je intentie neer te zetten: gaat het een enerverende meeting worden, inspirerend, zwaar-maar-noodzakelijk of gaat het een ontdekkingstocht worden. En voor die intentie heb je 30 seconden, misschien een minuut. Bijsturen is daarna erg moeilijk. In de eerste minuut zet je de sfeer voor de rest van de vergadering. Omdat je jouw leiderschap vooral in dit soort vergaderingen toont waarschijnlijk ook voor de rest van de week of maand.
9. Gebruik de brainpower van de mensen in de meeting
Veel mensen vinden het fijn om uitgedaagd te worden. Als er iets is wat beter kan met een bepaalde klant en/of project. Trek dan een aantal minuten uit om met elkaar naar een oplossing en verbetering te zoeken.
Een brainstorm over hoe het beter moet heeft vanzelfsprekend geen nut als dit niet past in het verhaal van hoe het bedrijf gestuurd wordt.
10. Hou mensen betrokken door papierloos te vergaderen
Als je papierloos vergadert, heb je alle informatie altijd bij je. Geen excuses meer over een printje dat niet meegenomen is of het vorige vergaderverslag dat niet ontvangen is per mail. Alle up-to-date informatie met betrekking tot de vergadering staat voor iedereen overzichtelijk op de tablet of laptop. Dit scheelt dus een hoop ergernis tijdens de vergadering.
Petear
Er zijn vele oplossingen voor papierloos vergaderen beschikbaar. Je bent natuurlijk meer dan welkom die allemaal te bekijken. Wij zijn er echter van overtuigd dat Petear de ideale oplossing is voor vergaderen in het nieuwe werken.
- Het werkt op elk apparaat;
- Je bent binnen een paar minuten aan de slag;
- Je kunt voorbereiden, organiseren, uitnodigen, aantekeningen maken, delen enzovoort.
Natuurlijk is het logisch dat wij dat zeggen. En je hoeft ons niet te geloven, luister eens naar onze klanten! Of download onze whitepaper met 35 vergadertips!