“Het moet in 2013 zijn geweest dat we op zoek gingen naar een aanbieder voor papierloos vergaderen. Daarbij kwamen we verschillende partijen tegen. De een met een visueel heel aantrekkelijk systeem, de ander wat eenvoudiger van opzet. De keus viel op Petear, de applicatie van WIND Internet: met voor ons voldoende mogelijkheden tegen een aantrekkelijke prijs een prima prijs-kwaliteitverhouding.”
Alie Voskamp van Sprengenland Wonen is aan het woord. Binnen de organisatie werkt zij op het gebied van bestuursondersteuning, pr en communicatie. Sprengenland Wonen is een woningcorporatie die vanuit Eerbeek voor 13 dorpen 2700 woningen in beheer heeft. Er werken 21 mensen.
Zonder papier
“Het managementteam ging in eerste instantie vergaderen met Petear. De groep van zes mensen zit tweewekelijks bij elkaar en wisselde veel op papier uit. De deelnemers aan de vergadering kwamen met alle stukken geprint op de vergadering. Dat is nu niet meer nodig. Ze komen nu met de tablet en lezen alle stukken in Petear. Voor het secretariaat werkt het ook snel. Je maakt een vergadering aan, voegt de agenda en de stukken toe en publiceert dit alles. Deelnemers krijgen vervolgens een mail dat de vergadering is aangemaakt. Ook na publicatie kan nog een document worden toegevoegd of gewijzigd.”
“Nu heeft iedereen dezelfde versie van het document voor zich”
De Raad van Commissarissen, bestaande uit vijf personen, vergadert inmiddels ook met Petear. “Dat doen ze zo'n 5 à 6 keer per jaar. Ik maak de vergadering veertien dagen van te voren aan zodat iedereen voldoende tijd heeft om de stukken te lezen. Het is even wennen geweest en zo af en toe komt er nog wel eens een papieren versie op tafel. Maar dat is veel minder en iedereen kan nu makkelijk vanaf de tablet dezelfde versie lezen.”
Alie Voskamp, management assistent